لقد كنا جميعًا هناك: إضاعة الوقت الثمين في اجتماع لا يتجه بسرعة إلى أي مكان.
هناك العديد من الأسباب لحدوث ذلك ، ولكن غالبًا ما يرجع ذلك إلى عدم الاستعداد. فكر في الأمر: يمكنك إرسال جدول أعمال مسبقًا ، ويمكنك توفير جميع الموارد التي يحتاجها فريقك لعقد اجتماع مثمر ، ولكن هذا لن يفيدك إلا إذا استغرق الأشخاص وقتًا في المراجعة والتفكير في الأمور مسبقًا.
فكرة أن أفرادك يستعدون جيدًا قبل كل اجتماع هي فكرة رائعة ، لكن دعنا نتحقق: لن يحدث ذلك ببساطة.
وهذا ما يجعل التكتيك التالي يغير قواعد اللعبة.
تكتيك من بيزوس: ابدأ بالصمت
تعلمت عن هذه الطريقة لأول مرة من مؤسس شركة أمازون ومديرها التنفيذي جيف بيزوس ، في أ مقابلة واسعة النطاق سلمها قبل بضع سنوات.
أحب أن أسميها: البداية الصامتة.
كيف يعمل؟
في المحاضر الافتتاحية لبعض الاجتماعات ، قبل بدء أي نقاش ، قرأ بيزوس وفريقه من كبار التنفيذيين المذكرات المطبوعة في صمت تام. (من المعروف أن المذكرات تصل إلى ست صفحات ، وقد تستمر البداية الصامتة لمدة 30 دقيقة.) خلال هذا الوقت ، يطلع الوسيط والحضور. يكتبون ملاحظات في الهوامش.
لكن الأهم من ذلك ، هم فكر في.
يقول بيزوس: 'بالنسبة للموظفين الجدد ، إنها تجربة أولية غريبة'. 'إنهم ليسوا معتادين على الجلوس بصمت في غرفة والقيام بقاعة الدراسة مع مجموعة من المديرين التنفيذيين.'
يقول بيزوس إن هذا التمرين المجتمعي له غرض رائع: فهو يضمن الاهتمام الكامل من جانب جميع الحاضرين. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في إعداد أولئك الذين يقودون مثل هذه المناقشات بشكل أفضل - بسبب المهارة والتفكير المركّز اللازمين لوضع هذه المذكرات معًا في المقام الأول.
يشرح المؤسس الشهير: 'يصعب كتابة جمل كاملة'. 'لديهم أفعال. تحتوي الفقرات على جمل موضوعية. لا توجد طريقة لكتابة مذكرة من ست صفحات ، وسردية منظمة وليس لديها تفكير واضح.
إذا كنت تخشى أن يؤدي بدء اجتماع لفترة طويلة من الصمت إلى نتائج عكسية ، يمكنني أن أؤكد لك أنه ليس كذلك. لقد استخدمت هذه الطريقة في اجتماعاتي الخاصة ، وهي في الواقع يحفظ الوقت على المدى الطويل. يتم وضع الأساس للاجتماعات في الوقت الفعلي ، حيث يبدأ الجميع ، حسنًا ، على نفس الصفحة. إذا تم تنفيذ المذكرة الأولية بشكل صحيح ، فإنها توفر توجيهًا حقيقيًا وتساعد في تقليل سوء الفهم.
ولكن أفضل ما في الأمر هو أن البداية الصامتة تمنح موظفيك ما يحتاجون إليه بشدة للقيام بعملهم على أكمل وجه:
زمن.
يمكن أن يؤدي التفكير المركز والتفكير الممتد إلى اكتشافات عميقة. تكمن المشكلة في أنه مع البريد الوارد الكامل والتقويمات المجدولة بشكل زائد عن الحد ، لا يأخذ الكثيرون الوقت ببساطة في هذا التمرين القيم.
لكن هذا الاستثمار الصغير لبضع دقائق يمكن أن يثمر أرباحًا ضخمة - في شكل مناقشة أكثر فائدة وتعاونًا ملهمًا. يمكن أن يحول الاجتماعات من شر مؤلم وضروري إلى تبادل أكثر انفتاحًا وإمتاعًا وإنتاجًا - المكان الذي تولد فيه الأفكار العظيمة أو تنقح.
هل ترغب في عرض ذلك على لك فريق أم منظمة؟
ثم قد تفكر في منح بعض اجتماعاتك القادمة بداية صامتة.
